UTILISATION DE L'IA POUR L'OPTIMISATION DES TACHES ADMINISTRATIVES

Résumé

Ce module initie aux usages concrets de l’IA générative pour rédiger des courriers, transcrire des réunions, produire des synthèses et traduire efficacement. Il intègre aussi des outils simples d’automatisation. L’approche est pratique, progressive et centrée sur les besoins réels des assistants et secrétaires de l’administration scolaire.

Objectifs pédagogiques

Au terme de la formation, le participant doit :

Maîtriser la rédaction assistée de notes et courriers professionnels avec l’appui de l’IA.
Savoir transcrire et structurer efficacement le contenu des réunions à partir d’enregistrements.
Produire des synthèses et comptes rendus précis en exploitant les outils d’IA générative.
Utiliser la traduction automatique et mettre en œuvre des automatismes simples pour optimiser les tâches répétitives.

Comprendre l'intelligence artificielle ⚓

Résumé
Les participants explorent les fondements de l’intelligence artificielle et apprennent à distinguer l’IA traditionnelle de l’IA générative.

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Qu'est ce que l'IA ?
Quiz : Comprendre l'IA

Rédiger avec l'IA : clarté et efficacité au service de vos notes et courriers ⚓

Résumé
Cette séance initie les participants à l’usage de l’intelligence artificielle pour améliorer la rédaction de notes et courriers professionnels. Ils apprendront à structurer leurs messages, adapter le ton selon le destinataire, et vérifier la cohérence tout en conservant leur style personnel, grâce à des outils d’IA accessibles et simples.

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CONCEPTION DE MODELES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AVEC L'IA
Titre de l'activité : CONCEPTION DE MODELES DE DOCUMENTS ADMINISTRATIFS AVEC L'IA
Résumé
Cette activité permet aux participants de créer des modèles types de documents administratifs (courriers, notes, rapports) conçus pour être facilement réutilisables et adaptés par une IA générative. Ils apprendront à structurer clairement les documents, à définir un ton approprié selon le destinataire, et à paramétrer des consignes efficaces pour générer des contenus cohérents et personnalisés avec l’IA.
CONFIGURATION D'UN AGENT IA POUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Titre de l'activité : CONFIGURATION D'UN AGENT IA POUR LA REDACTION ADMINISTRATIVE
Résumé
Les participants apprendront à configurer un agent IA pour automatiser la rédaction de notes administratives. À travers une séance pratique, ils découvriront comment définir des prompts adaptés, intégrer des outils d’IA accessibles et personnaliser les réponses pour répondre aux besoins spécifiques de leur environnement administratif.
Quiz : Création d'un GEM et d'un assistant Copilot

Transcrire et structurer : maîtriser l'enregistrement des réunions grâce à l'IA ⚓

Résumé
Cette séance présente les méthodes pour utiliser l’intelligence artificielle dans la transcription des réunions. Les participants apprendront à transformer un enregistrement audio en texte clair, à organiser les idées principales, et à produire un document structuré et fidèle aux échanges, facilitant ainsi le suivi et la prise de décision.

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Transcrire avec Turboscribe : du brouhaha à la précision
Titre de l'activité : Transcrire avec Turboscribe : du brouhaha à la précision
Résumé
Cette activité amène les participants à découvrir l’outil Turboscribe.ai pour transcrire automatiquement un enregistrement audio d’une réunion. Ils apprendront à sélectionner les parties utiles, corriger les erreurs de transcription, et structurer le texte obtenu sous forme de compte rendu administratif.
Synthétiser avec Otter.ai : écrire comme si on y était
Titre de l'activité : Synthétiser avec Otter.ai : écrire comme si on y était
Résumé
Cette activité initie les apprenants à Otter.ai, qui permet à la fois de transcrire une réunion en direct ou depuis un fichier audio, et de surligner les passages pertinents pour produire un résumé organisé. Le travail porte ici sur l’extraction des idées essentielles et la réécriture synthétique.
Découvrir Clipchamp : un outil de montage vidéo
Titre de l'activité : Découvrir Clipchamp : un outil de montage vidéo
Résumé
Les participants explorent les outils de montage de Clipchamp pour assembler, affiner et enrichir une séquence vidéo, en maîtrisant découpe, transitions et effets.
Quiz – Séance « Transcrire et structurer »

Rechercher, synthétiser, présenter pour rendre compte : tirer profit de l'IA pour vos rapports précis ⚓

Résumé
Cette séance initie à l’usage de l’intelligence artificielle pour extraire l’essentiel de documents ou réunions, produire des synthèses claires et rédiger des comptes rendus structurés. Les participants apprendront à organiser les idées, mettre en valeur les points clés et adapter leur écrit au public visé.

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Explorer avec Perplexity : poser les bonnes questions, extraire l'essentiel
Titre de l'activité : Explorer avec Perplexity : poser les bonnes questions, extraire l'essentiel
Résumé
Cette activité introduit Perplexity.ai comme moteur de recherche conversationnel pour recueillir, comparer et synthétiser des informations fiables sur un sujet administratif (nouvelle réglementation, processus RH, etc.). L’objectif est d’apprendre à extraire l’essentiel d’un corpus documentaire sans s’y noyer.
Résumer avec Notebook LM : du document long au message clair
Titre de l'activité : Résumer avec Notebook LM : du document long au message clair
Résumé
Cette activité mobilise Notebook LM (Language Model) pour résumer automatiquement des documents administratifs volumineux (notes de service, comptes rendus, guides). Les participants apprennent à dialoguer avec l’outil pour extraire l’essentiel et produire une synthèse fidèle au style attendu dans leur environnement de travail.
Créer des présentatives dynamiques avec Manus
Titre de l'activité : Créer des présentatives dynamiques avec Manus
Résumé
Cette activité guide les participants dans l’usage de Manus pour transformer un plan ou un texte en diapositives structurées et visuellement attrayantes, prêtes à être peaufinées.
Quiz : - Séance « Rechercher, synthétiser, présenter »